Je herkent dit zeker wel.
Je hebt een belangrijke grotere taak voor je liggen, maar in plaats van eraan te beginnen, beantwoord je eerst nog snel een berichtje. Je opent een mail. Je ruimt je bureau op. Je plant nog snel een afspraak in. Voor je het weet is er een uur voorbij en is die ene grote taak nog altijd niet gestart.
Elke Geeraerts noemt die kleine taakjes konijnen in haar boeken en die grote zijn de olifanten. Wanneer je dagelijks continu op de konijnen schiet blijft er geen ruimte meer voor de olifanten.
De verborgen tegenhanger van uitstelgedrag.
Je voelt steeds de neiging om kleine, makkelijke taken meteen te doen, zelfs als ze minder belangrijk zijn. Het lijkt productief. Je bent bezig. Je vinkt dingen af. Je voelt vooruitgang. Je krijgt telkens kleine dopamineshots en die geven een goed gevoel.
Maar ondertussen vermijd je vaak de taak die echt telt. Dit gebeurt niet omdat je lui bent. Het heeft te maken met hoe je brein werkt.
Waarom sommige taken zo moeilijk te negeren zijn.
- Een ongeopende envelop vraagt om geopend te worden
- Een notificatie vraagt om aangeklikt te worden
- Een lege plek in je agenda vraagt om ingevuld te worden
- Een ongelezen mail vraagt om gelezen te worden
Je brein houdt niet van open eindjes. Het wil afronden in de hoop om rust te vinden. Daarom voelen kleine taken vaak dringend, ook als ze niet belangrijk zijn. En daarom voelen grote taken vaak zwaar, vaag of overweldigend, waardoor je ze gaat uitstellen.
Je brein kiest dus niet voor wat belangrijk is. Het kiest voor de gemakkelijke weg, de weg van de minste weerstand. En dit is die kleine taakjes uit de weg werken namelijk.
Waarom is dit zo vermoeiend ?
Als je constant reageert op wat je aandacht trekt, dan springt je aandacht van de ene taak naar de andere, een beetje zoals konijnen die “gevangen” worden in de lichtbundels van een auto. Je aandacht raakt hierdoor versnipperd en je energie lekt weg zonder dat er echt veel gedaan wordt. Aan het einde van de dag lijkt het of je de hele dag bent bezig geweest, maar je deed allemaal dingen die er weinig toe doen.
Dat creëert een knagend gevoel. Je voelt je onrustig en soms eindig je de dag wel met een schuldgevoel want je bent nog altijd niet aan die grote “olifanten”taak begonnen.
Het goede nieuws is dat je deze cirkel kan doorbreken. Niet door harder te werken. Maar door slimmer en zuiniger om te gaan met je aandacht.
Hoe pak je dit nu aan ? Enkele praktische tips.
Parkeer kleine taken op een externe lijst
Wanneer een kleine taak voorbijkomt, schrijf ze meteen op een to-do-lijst. Doe ze niet direct. je brein is gerust want het weet dat de taak niet verloren gaat. Je werkgeheugen hoeft ze niet vast te houden.
Je creëert ruimte om bewust te kiezen wat je nu gaat doen.
Werk met vaste momenten voor kleine taken
Plan één of twee momenten per dag om kleine taken af te handelen en je lijst leeg te maken, bijvoorbeeld om 11 uur en om 16 uur. Buiten die momenten parkeer je alles. Zo voorkom je dat kleine taken je hele dag overnemen.
Verminder visuele en digitale triggers voor kleine taakjes
Wat je ziet, activeert je brein. Sluit dus je mailbox wanneer je gefocust wil werken. Leg je telefoon uit het zicht. Zet al je notificaties en beepjes af.
Minder triggers betekent minder automatische reacties en minder afleiding.
Begin aan je grote “Olifanten”taak door deze in stukjes te knippen.
Begin dus klein. Je brein verzet zich tegen grote, vage taken. Maar het accepteert kleine, duidelijke stappen. In plaats van “rapport schrijven”, begin je met “document openen en titel typen”. Of in plaats van “facturatie”, begin je met ” 3 facturen maken”.
Deze actie creëert een momentum, een momentum van start. En die duidelijke opdracht verlaagt de mentale weerstand tegen de vaagheid.
Plan je starttijd in de ochtend.
In de ochtend heb je meer energie en is het doorgaans makkelijker om je te focussen (behalve voor avondmensen : hun focustijd ligt later op de dag)
Kies een concreet moment waarop je begint. Zeg bijvoorbeeld : “ik start om 9u en werk dan gedurende 20 minuten aan deze taak”.
De sleutel is dus niet meer doen, maar bewuster kiezen
Je brein probeert je te helpen door spanning te verminderen. Daarom wil het kleine taken snel afronden en grote taken vermijden. Maar jij kan leren om niet automatisch te reageren op elke prikkel.
Door kleine taken te parkeren en bewust te kiezen waar je aandacht naartoe gaat, krijg je opnieuw grip op je dag. Productiviteit gaat niet over alles zo snel mogelijk doen.
Het gaat over doen wat er echt toe doet, op het juiste moment.